NeoGestión

 

NeoGestión

Software ISO - Eficiencia administrativa y cero papel

 

Con NeoGestión las organizaciones ahorran tiempo y dinero en las etapas de implementación, capacitación, auditorias internas, y mejora continua, y obtienen un Retorno sobre la Inversión (ROI) en un tiempo promedio de un año.

Con la implementación de NeoGestión nuestros clientes obtiene un sistema interactivo y colaborativo, basado en el uso de Tecnologías de Información y Comunicación (TIC´s) que permite realizar los trámites de sus procesos de manera inmediata, en línea y en tiempo real, incrementando así su productividad y competitividad.

NeoGestión permite la interacción entre empleados, con clientes, proveedores y demás stakeholders, usando el Internet como medio básico e integral, eliminando trámites innecesarios y dando cumplimiento a los requisitos que exigen los Sistemas de Gestión:

 

  • SGSST - Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (Decreto 1443/2014 - Decreto 1072/2015)
  • ISO 9001 - Sistema de Gestión de Calidad.
  • ISO 14001 - Sistema de Gestión Ambiental.
  • OHSAS 18001 - Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
  • ISO 13485 - Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos para Dispositivos Médicos.
  • ISO / IEC 17025 - Laboratorios de ensayo y calibración
  • ISO 22000 - Sistema de Gestión de Inocuidad de los Alimentos.
  • ISO 26000 - Sistema de Gestión de Responsabilidad Social
  • ISO 28000 - Sistemas de Gestión de la Seguridad para la Cadena de suministro
  • ISO 22301 - Sistema de Gestión de la Continuidad del Neogocio.
  • ISO / IEC 27001 - Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
  • NTC 5555 - Sistema de Gestión de la Calidad para Instituciones de Formación para el Trabajo
  • BASC - Business Alliance for Secure Commerce.
  • NTCGP 1000 - Norma Técnica de Calidad para el Sector Público.

  • MECI - Modelo Estándar de Control Interno.
  • HACCP - Hazard Analysis and Critical Control Points.
  • BPM - Buenas Prácticas de Manufactura

Módulos Generales

Conoce los beneficios de NeoGestión sobre los departamentos de la empresa.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Administre de manera fácil y dinámica la estructura documental, organícela por procesos, cargos, empleados; controle su distribución y estado de versiones.

Identifique la normatividad legal y reglamentaria que aplica a su organización, súbala al sistema y mantenga a todo su personal actualizado.

Controle y distribuya de manera electrónica todos los documentos de origen Externo/Interno, Interno/Interno, Interno/Externo y a través de la VURV (Ventanilla Única de Radicación Virtual), permitiendo que sus clientes, proveedores, empleados, organismos de control y demás Stakeholders puedan radicar documentos sin tener que enviarlos físicamente.

Este módulo permite un completo workflow de la correspondencia, asignando responsabilidades y fechas límites de respuesta para cada trámite, garantizando la disponibilidad, integridad, confidencialidad y autenticidad de toda la documentación radicada.

 

Aplicaciones

  • Gestión Documental
  • Listado maestro de documentos
  • Listado maestro de registros
  • Solicitud de documentos
  • Tabla de retención documental
  • Matriz Legal - Listado maestro de documentos legales y reglamentarios
  • Correspondencia

GESTIÓN GERENCIAL


  • Mejore la productividad y competitividad de su organización monitoreando en línea y en tiempo real los resultados de cada proceso,
  • Alcance los resultados planificados. Establezca indicadores institucionales y/o por cada uno de los Sistema de Gestión, organícelos y visualícelos de acuerdo a sus políticas y objetivos en un cuadro de mando integral.
  • Proyéctese a mercados nacionales y/o internacionales de manera agil, segura y controlada,
  • Mantenga a todo su personal informado
  • Trabaje con el mejor recurso humano, mida el compromiso de su personal, reduzca la burocracia institucional,
  • Identifique y elimine actividades y tareas que no agregan valor,
  • Logre la efectividad de sus procesos,
  • Genere acciones de mejora y realice seguimiento al cumplimiento, evalúe la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones establecidas,

 

Aplicaciones

  • Mapa Estratégico
  • Indicadores de Gestión
  • Acta de Reunión
  • Desempeño de Procesos y Conformidad del Producto
  • Consolidado de Revisión por la Dirección
  • Agenda


Indicadores de gestión:

  • Cuadro de Mando Integral.
  • Índice General de Tareas Pendientes (Índice de Compromiso Institucional)

Gestión de la Mejora Continua

Mejore la productividad y competitividad de su organización, realice una verdadera gestión del conocimiento, alcance niveles de excelencia aplicando la autogestión, autorregulación y el autocontrol.

Integre sobre una acción correctiva, preventiva o de mejora, a un grupo multidisciplinario quienes desde cualquier lugar y en línea, podrán determinar causas, establecer un plan de acción, hacer seguimiento y evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones implementadas.

 

Aplicaciones

  • Acciones Correctivas
  • Acciones Preventivas
  • Producto / Servicio No Conforme
  • Acción de Mejora
  • Solicitud de Corrección

 

Indicadores de gestión:

  • Índice de eficacia de las acciones de mejora continua
  • Índice de gestión de la mejora continua

  • Eficacia, eficiencia y efectividad de la mejora continua

Gestión de Recursos Humanos

Identifique y mejore las competencias de cada empleado basado en los perfiles de cada cargo y de los resultados de las evaluaciones de desempeño, establezca el programa general de capacitación, planifique las capacitaciones para un determinado periodo, evalúe el entendimiento de la temática, controle a los resultados de las pruebas y establezca planes de mejoramiento.

Aplicaciones

  • Ficha de Personal (hoja de vida)
  • Funciones y Responsabilidades
  • Novedades de Personal
  • Evaluación de Desempeño
  • Competencias por Cargo
  • Programa de Capacitación
  • Plan de Capacitación
  • Pruebas de Capacitación
  • Medevac

 

Indicadores de gestión:

  • Índice de ausentismo,
  • Rotación de personal
  • Cumplimiento del programa de capacitación

  • Cubrimiento de personal capacitación

Gestión Comercial (CRM)

Customer Relationship Management

Potencialice los resultados comerciales de su organización, realice una verdadera gestión con sus clientes, mantenga al día toda su información, realice cotizaciones, tome pedidos, controle los despachos, gestione sus peticiones, quejas, reclamos, correcciones y sugerencias, evalúe su nivel de satisfacción, controle las ventas por asesor comercial, etc.

 

Aplicaciones

  • Administración de clientes
  • Administración de productos
  • CallCenter
  • Cotización
  • Pedidos
  • Quejas
  • Reclamos
  • Encuesta de satisfacción de clientes
  • Servicio no conforme

 

Indicadores de gestión:

  • Índice de quejas
  • Índice de reclamos
  • Índice de cotizaciones
  • Índice de pedidos

  • Índice de satisfacción del cliente

Gestión de Compras

Planifique sus compras de acuerdo a las necesidades de cada área o proceso, clasifique y seleccione a sus mejores proveedores, manteniendo una estrecha relación a través de nuestra plataforma.

 

Aplicaciones

  • Administración de proveedores
  • Selección y reevaluación de proveedores
  • Administración de productos
  • Requisición
  • Solicitud de Compra
  • Orden de Compra

 

Indicadores de gestión:

  • Índice de evaluación de proveedores
  • Índice de selección y reevaluación de proveedores

Gestión de la Comunicación Interna

Resuelva de raíz los problemas de comunicación y divulgación interna. Incremente los resultados de los procesos a través de un personal totalmente informado de todos los aspectos relacionados con sus actividades y responsabilidades, controle asuntos pendientes, solicitudes de trámite, necesidades de información, reporte de actividades, etc.

En ocasiones, los correos E-Mail no llegan al destinatario o se van a spam (correo no deseado), por lo cual, muchas veces no son leídos a tiempo o se ignoran, hasta el punto de ser borrados, además, estos no tienen una estructura adecuada de trazabilidad, lo cual dificulta la búsqueda de información específica.

 

Aplicaciones

  • Comunicado Interno

 

Indicadores de gestión:

  • Índice de tareas pendientes

Gestión de Proyectos

Planifique sus proyectos dando cumplimiento a la normatividad ISO 10005,

 

Aplicaciones

  • Plan de Calidad

CONTROL DE GESTIÓN

Auditorías internas

Con NeoGestión puede realizar auditorias a cualquier sistema de gestión haciendo seguimiento en línea a:

  • Indicadores de gestión,
  • Estado y evidencias de cumplimiento a los Planes de Mejoramiento de acciones correctivas, preventivas, quejas, reclamos, sugerencias, etc.
  • Nivel de respuestas a Clientes, proveedores, y demás Stakeholders
  • Estado de riesgos del SG SST, SySO, ambientales, institucionales, anticorrupción, BASC
  • Estado y evidencia de cumplimiento a compromisos de actas de reunión
  • Tareas pendientes, etc.

 

Aplicaciones

  • Programa de Auditoría
  • Cronograma de Auditoría
  • Presupuesto de Auditoría
  • Plan de Auditoría
  • Reporte de Auditoría

SG SST / SYSO

Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

Identifique los peligros, valore los riesgos, determine controles, y gestione su Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) y el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocuapcional (SySO), de una manera práctica, coherente y sencilla cumpliendo con los requisitos normativos del Decreto 1443 de 2004 y de la norma internacional OHSAS 18001 (Occupational Health and Safety Assessment Series) y RUC

 

Aplicaciones

  • Gestión de riesgos en seguridad y salud ocupacional
  • Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgo

 

Indicadores de gestión:

  • Índice de Frecuencia de accidentes de trabajo
  • Índice de Severidad de accidentes de trabajo
  • Índice de Lesiones Incapacitantes por accidentes de trabajo
  • Tasa de frecuencia de accidentes de trabajo
  • Tasa de severidad de accidentes de trabajo
  • Índice de ausentismo,
  • Rotación de personal
  • Cumplimiento del programa de capacitación
  • Cubrimiento de personal capacitación

 

Nota:

Este sistema esta complementado con los demás módulos que le aplican.

Sistema de Gestión Ambiental

Identifique los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios, y gestione los impactos ambientales que estas puedan generar de una manera técnica y sencilla , optimizando recursos.

Logre una ventaja competitiva frente a su competencia, acceda a beneficios internacionales y reconocimiento por su gestión ambiental.

Cumpla con la legislación ambiental vigente, evítese costosas sanciones por desconocimiento.

 

Aplicaciones

  • Gestión de riesgos ambientales
  • Matriz de riesgos ambientales

Nota:

Este sistema esta complementado con los demás módulos que le aplican.

Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información

La aplicación le permite brindar apoyo y orientación a la dirección con respecto a la seguridad de la información, de acuerdo con los requisitos del negocio y los reglamentos y las leyes pertinentes.

Analice, evalúe los riesgos y establezca controles; realice monitoreo y evidencie los resultados

 

Aplicaciones

  • Gestión de riesgos Institucionales
  • Matriz de riesgos del SGSI

 

Nota:

Este sistema esta complementado con los demás módulos que le aplican.

Sistema de Gestión BASC

Identifique desde la planeación estratégica y establezca controles sobre los riegos potenciales relacionados con lavado de activos, narcotráfico, contrabando y demás relacionados, que puedan afectar su relación comercial, financiera y hasta la continuidad de su negocio.

 

Aplicaciones

  • Gestión de riesgos Institucionales
  • Matriz de riesgos BASC

 

Nota:

Este sistema esta complementado con los demás módulos que le aplican.

Gestión Metrológica

A través del programa de Metrología se lleva el control de los equipos de inspección, medición y ensayo (eime´s), considerando los aspectos básicos de control y estableciendo fechas de próxima calibración.

Aplicaciones

  • Programa de Metrología

Modelo Estándar de Control Interno

La integralidad de las aplicaciones de NeoGestión permite alinear los requisitos exigidos en la norma NTCGP 1000 con el MECI, convirtiéndolo en una herramienta de gestión que permite administrar, dirigir y evaluar el desempeño institucional.

Aplicaciones

  • Modelo Estándar de Control Interno - MECI

MODELOS DE NEGOCIO

LUV

Licencia de Uso Vitalicia

El cliente adquiere los derechos de uso sin límite de usuarios para ser instalado en su propia infraestructura.

En esta modalidad el cliente recibe:

Licencia Vitalicia con derechos de uso sin límite de usuarios.

Sin costo adicional por el primer año:

  • Asistencia técnica en la parametrización y uso de las aplicaciones.
  • Derecho a actualizaciones.
  • Capacitación virtual sobre las actualizaciones.
  • Servicios opcionales.
  • Servidor Web (dedicado o compartido) alojado en Data Center especializado.

Cloud Computing / SAAS

Computación en la Nube / Software como un servicio, por sus siglas en ingles.

Es el modelo más usado actualmente por las siguientes ventajas:

  • Ofrece niveles de seguridad más altos.
  • Apoya la implementación de un plan de continuidad del negocio (o sus siglas en inglés BCP, por Business Continuity Plan).
  • Más económico; solo paga por la capacidad de almacenamiento contratada.
  • Brinda una garantía de acceso superior al 99.9%.
  • Su infraestructura se reduce a la conexión Web.
  • Respuesta técnica inmediata.
  • Asistencia por profesionales expertos.
  • Su información está respaldada en data center especializados con servidores alternos.
  • Puede escalar en infraestructura hasta llegar a un Cluster Web.

En esta modalidad el cliente recibe:

  • Derechos de uso sin límite de usuarios.
  • Servidor Web (dedicado o compartido) alojado en Data Center especializado.
    Derecho a actualizaciones.

Asistencia técnica

  • Servicio de Backup diario (copia de respaldo).
  • Capacitación magistral y/o virtual.

LUVI

Licencia de Uso Vitalicia Multiempresa

Sobre una misma plataforma puede crear varias empresas con independencia total o integrada en un mismo sistema, permitiendo reducir costos y optimizar recursos.

En esta modalidad el cliente recibe:

Licencia de Uso Vitalicia Multiempresa.

Sin costo adicional por el primer año:

  • Asistencia técnica en la parametrización y uso de las aplicaciones.
  • Derecho a actualizaciones.
  • Capacitación virtual sobre las actualizaciones.
  • Servicios opcionales.
  • Servidor Web dedicado alojado en Data Center especializado.
  • Servicio de Backup diario (copia de respaldo).

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